Pensez-vous qu’il serait nécessaire d’encourager davantage la rétroaction au sein de votre organisation ? Vous avez probablement raison. Selon Gallup, seulement 19 % des millénariaux affirment recevoir un feedback constant au travail, et encore moins rapportent que ce feedback est significatif.
Alors, comment pouvez-vous œuvrer à créer ce qu’on appelle une « culture du feedback » ?
Poursuivez votre lecture pour découvrir comment les professionnels des opérations RH (ou des ressources humaines) peuvent aider les leaders, les équipes et les collègues à partager leurs commentaires de manière respectueuse et constructive.
Points clés
- Bâtir une culture de feedback, c’est créer un environnement de travail sécuritaire où les employés sont encouragés à partager des commentaires honnêtes de diverses manières.
- Il est essentiel de trouver les bonnes méthodes pour recueillir le feedback. Celles-ci incluent la mise en œuvre de sondages et de questionnaires, l’optimisation des programmes de mentorat, la réalisation de check-ins réguliers, la tenue d’évaluations annuelles formelles et la collecte de feedback à 360 degrés.
- Les employeurs devraient également montrer l’exemple sur la façon de recevoir le feedback constructif en sollicitant des commentaires sur leurs propres performances, en pratiquant l’écoute active, en donnant suite aux commentaires reçus et en recadrant l’« échec » comme un « apprentissage » en se concentrant sur la résolution de problèmes plutôt que sur le blâme.
- Fournir un cadre de feedback aide également à créer une telle culture, en aidant les employés à communiquer clairement et respectueusement au sein d’une structure spécifique. Les méthodes à essayer incluent : le cadre Situation-Comportement-Impact (SCI), le cadre Arrêter-Continuer-Commencer, le feedback de style MadLibs, les jeux de rôle, ainsi que des exemples de questions et de commentaires appropriés.
- Les gestionnaires et les RH peuvent également demander l’avis des employés sur la manière dont ils préfèrent recevoir du feedback, afin que tous se sentent inclus dans le processus.
- Créer une culture de feedback exige un effort délibéré et continu. Le feedback doit circuler dans toutes les directions, être sollicité et faire l’objet d’actions régulières.
- L’utilisation d’un logiciel professionnel de gestion de la performance comme Primalogik facilite, car la suite comprend une variété d’outils pour recueillir et organiser les commentaires tout au long de l’année.
Table des matières
1. Étape un : trouver les bonnes méthodes pour partager du feedback efficace
2. Étape deux : modéliser la façon de recevoir du feedback constructif
3. Étape trois : fournir un cadre de feedback
5. Étape cinq : toujours agir en fonction du feedback que vous recevez
6. Conseils généraux pour créer une culture du feedback
7. Utiliser le logiciel de gestion de la performance Primalogik pour bâtir une culture du feedback
Étape un : trouver les bonnes méthodes pour partager du feedback efficace
Un récent rapport de Gallup sur la gestion de la performance révèle que seulement 14 % des employés sont fortement d’accord pour dire que les évaluations de performance qu’ils reçoivent les incitent à s’améliorer. Malheureusement, dans de nombreuses entreprises, les évaluations annuelles des employés sont le seul moment prévu pour un échange de feedback direct entre le gestionnaire et l’employé.
Il est clair qu’il est temps d’instaurer de nouvelles méthodes d’interaction et d’échange tout au long de l’année. Voici quelques approches qui ont fait leurs preuves :
Sondages auprès des employés et sondages hebdomadaires
Envisagez d’utiliser un outil de sondage pour mettre en place un sondage hebdomadaire ou des sondages mensuelles. Selon Forbes, le fait d’instaurer un sondage hebdomadaire donne aux employés l’assurance de pouvoir partager régulièrement de la rétroaction. Cela démontre également que vous accordez de l’importance à leurs opinions ! Vous pouvez y inclure des questions ouvertes qui sollicitent des commentaires détaillés et de nouvelles idées, et varier le format en utilisant des échelles d’évaluation pour obtenir des statistiques rapides sur l’opinion de vos employés face à un enjeu donné.
Un système de mentorat
Un autre canal potentiel est la relation de mentorat par les pairs. Deux collègues, chacun possédant une compétence que l’autre cherche à développer, pourraient s’associer et se donner mutuellement une rétroaction régulière sur leurs progrès. Ce type de relation a fait ses preuves et favorise des sentiments positifs à l’égard de la réception de commentaires, puisque les deux employés savent qu’ils soutiennent la croissance de l’autre et reçoivent du soutien en retour.
Points de contrôle rapides (feedback en temps réel)
Le feedback des employés se présente sous toutes les formes, et les milieux de travail les plus performants d’aujourd’hui privilégient un dialogue continu. Les gestionnaires, les chefs d’équipe et les RH peuvent effectuer des points de contrôle rapides (quick check-ins) à tout moment pour obtenir des informations ou pour savoir comment les gens se sentent dans leurs rôles professionnels. C’est un moyen facile de souligner une réalisation, d’offrir du soutien ou de donner un coup de pouce dans la bonne direction si nécessaire. La rétroaction en temps réel est personnelle et très efficace lorsqu’elle est communiquée correctement.
Évaluations formelles et feedback à 360 degrés
Malgré les changements qui font évoluer la culture en milieu de travail et les attentes des employés, les évaluations traditionnelles offrent toujours un espace structuré et formel pour donner et recevoir du feedback professionnel. Si une rétroaction plus décontractée et sporadique convient à certains employés plus jeunes ou aux organisations émergentes, d’autres entreprises sont peut-être plus à l’aise avec un format d’entretien annuel, semestriel ou trimestriel. Que vous choisissiez de mettre en œuvre des évaluations de performance standards, ou d’aller plus loin avec une approche globale de rétroaction à 360 degrés, votre décision devrait être fondée sur les besoins et les attentes spécifiques de votre personnel et sur la culture unique de votre entreprise.
Étape deux : modéliser la façon de recevoir du feedback constructif
En tant que gestionnaire, il est de votre responsabilité de donner l’exemple sur la manière de solliciter et de recevoir la rétroaction constructive avec grâce et reconnaissance. Pour ce faire, vous pouvez :
Demander du feedback sur sa propre performance
Demandez régulièrement et sincèrement aux membres de votre équipe : « Quelle est la seule chose que je pourrais faire différemment la semaine prochaine pour mieux vous soutenir? » ou « Quelle partie de ma présentation aurait pu être plus claire? » Obtenir de la rétroaction sur vos propres compétences en communication est extrêmement important.
Cela démontre votre vulnérabilité et montre à l’équipe que le feedback est un échange bidirectionnel, les mettant ainsi à l’aise pour offrir leurs propres opinions et critiques.
Pratiquer l’écoute active
Lorsqu’il reçoit du feedback, le leader doit résister à l’envie de se justifier ou d’expliquer immédiatement ses actions. Au lieu de cela, il devrait écouter, prendre des notes, remercier la personne et dire : « C’est utile. J’ai besoin d’y réfléchir et je ferai un suivi avec vous. »
Une réaction défensive met fin à toute honnêteté future. Une réponse calme et reconnaissante renforce l’idée que le messager est valorisé, peu importe le message.
Agir en fonction du feedback que vous recevez
Après avoir reçu de la rétroaction (même mineure), mettez en œuvre un petit changement, puis communiquez-le explicitement à l’équipe. Par exemple : « Compte tenu de la rétroaction que j’ai reçue selon laquelle nos réunions sont trop longues, je mettrai en place un ordre du jour strict de 30 minutes à compter d’aujourd’hui. »
Cela prouve que donner de la rétroaction n’est pas un exercice futile; cela engendre des changements positifs et tangibles, incitant ainsi l’équipe à en offrir davantage.
Redéfinir l’« échec » comme un « apprentissage » et remercier les personnes qui offrent du feedback difficile
Lorsqu’un projet échoue, le leader devrait axer publiquement la discussion sur ce que l’équipe a appris de l’erreur, plutôt que sur la personne qui l’a commise. Il devrait remercier la personne qui a rapidement porté le problème ou l’erreur à son attention. Le fait de se familiariser avec des exemples de feedback constructive peut vous aider à faire les bons choix lors de communications difficiles concernant des problèmes ou des erreurs.
Cela transforme le feedback d’un système de jugement en un système de résolution de problèmes, encourageant l’identification rapide des erreurs et la sécurité psychologique nécessaire à la prise de risques et à l’innovation.
Étape trois : fournir un cadre de feedback
De nombreux employés n’ont peut-être pas beaucoup d’expérience dans le partage de feedback (et certains n’ont peut-être pas été exposés à de bons exemples sur la manière de le partager). Le fait d’avoir un cadre pour donner du feedback peut être extrêmement utile, car cela renforce leur confiance et leur compétence pour exprimer leurs opinions de manière productive.
Voici quelques approches à essayer :
Le cadre Situation-Comportement-Impact
Selon cette approche, la personne qui donne le feedback décrit la situation qu’elle a vécue, puis le comportement dont elle a été témoin et qui y a contribué, et enfin, la façon dont ce comportement l’a affectée elle-même ou d’autres employés.
le cadre Arrêter-Garder-Commencer
Dans ce cadre, la personne qui donne le feedback décrit un comportement qu’elle aimerait que le destinataire cesse d’adopter, suivi de quelque chose que le destinataire fait bien, et enfin, un comportement qu’elle aimerait que le destinataire commence à adopter.
Elle aborde donc quelque chose qu’elle aimerait que l’autre personne arrête de faire, quelque chose qu’elle aimerait qu’elle garde comme comportement, et quelque chose qu’elle aimerait qu’elle commence à faire.
Feedback de style MadLibs
La méthode MadLib est un processus d’évaluation structuré qui utilise des modèles de phrases à remplir (à l’image du jeu classique Mad Libs) pour guider les évaluateurs dans la rédaction de commentaires précis et exploitables. Ce format normalisé facilite l’expérience de rédaction pour les évaluateurs, offre un meilleur récit à l’employé, et permet de synthétiser et de trouver plus facilement des tendances dans le feedback recueilli.
Jeu de rôle
Lorsque vous formez des groupes de gestionnaires ou d’employés sur le partage de feedback, vous pouvez également essayer une activité de jeu de rôle qui utilise l’un des cadres mentionnés ci-dessus. Tout le monde bénéficiera de l’observation d’exemples positifs sur la manière de partager des commentaires et des conseils.
Exemples de questions et de commentaires
Les logiciels de gestion de la performance comprennent souvent des modèles de questions qui peuvent être adaptés à votre propre organisation. Vous pouvez également encourager les employés à prendre des mesures actives pour apprendre à mieux communiquer. Cela pourrait inclure d’apprendre des exemples de phrases clés à utiliser pendant une évaluation de performance, ou d’en apprendre davantage sur la communication d’équipe.
Chaque pas vers une communication améliorée encourage un plus grand intérêt à fournir et à recevoir du feedback de manière constructive.
Étape quatre : demander aux employés comment ils préfèrent recevoir le feedback dans votre milieu de travail
À tout moment durant votre parcours visant à bâtir une culture de feedback, vous pouvez prendre un instant pour découvrir comment les employés préfèrent recevoir le feedback. De cette façon, vous n’avez pas à deviner comment communiquer le plus efficacement possible. Vous pourriez leur demander de remplir un questionnaire avec des questions telles que :
- « De quelle façon aimez-vous recevoir le feedback? »
- « À quelle fréquence souhaitez-vous le recevoir? »
- « Quel type de soutien de suivi désirez-vous habituellement? »
Les employés peuvent se sentir plus ouverts au feedback lorsqu’ils ont leur mot à dire sur la façon dont il est livré, et les gestionnaires peuvent s’assurer de le partager de la manière la plus efficace possible.
Étape cinq : toujours agir en fonction du feedback que vous recevez
Lorsque plusieurs employés expriment le besoin qu’un changement se produise, vous savez qu’il est temps d’agir. Essayez de répondre rapidement afin qu’ils sachent que vous accordez de l’importance à leurs commentaires.
Dans la mesure du possible, incluez les employés dans l’élaboration du plan d’action. Cela peut impliquer de poser des questions de suivi, de solliciter des idées de solutions ou de leur confier des tâches particulières pour faire avancer le plan. Les impliquer dans le plan montrera que vous prenez leurs idées au sérieux et aidera à créer une solution qui fonctionne pour tout le monde.
Inversement, demander du feedback sans donner suite à ce que vous recevez peut être très décourageant. C’est un moyen sûr d’éteindre la flamme de l’enthousiasme dès le départ, et il pourrait falloir beaucoup de temps pour raviver tout intérêt à participer par la suite.
Conseils généraux pour créer une culture du feedback
À mesure que les employés deviendront plus à l’aise et plus compétents pour partager et recevoir du feedback, vous verrez des commentaires utiles circuler quotidiennement dans toute votre organisation. Par conséquent, tout le monde aura l’occasion d’améliorer sa performance chaque jour, et l’ensemble de votre organisation deviendra plus efficace.
Voici quelques astuces supplémentaires pour créer une culture du feedback:
- Continuez de former les nouveaux employés sur la manière de donner et de recevoir du feedback constructif (et organisez des ateliers périodiques à ce sujet).
- Pour obtenir du feedback authentique, tous les employés doivent se sentir libres d’exprimer leurs opinions. Cela signifie que vous devez les inviter à partager leurs idées.
- Trouvez des moyens de promouvoir le feedback entre pairs au sein de votre équipe. De cette façon, le feedback ne vient pas toujours de la haute direction. C’est là que le choix du bon cadre (ou framework) devient essentiel pour éviter les malentendus ou les blessures.
- Le feedback doit circuler dans toutes les directions — pas seulement des gestionnaires vers leurs subordonnés directs, mais aussi des employés vers leurs superviseurs et autres leaders. Cela implique de former les gestionnaires à tous les niveaux de l’organisation sur la façon de solliciter le feedback de leur équipe. Cela peut également inclure d’apprendre à exploiter le feedback à 360 degrés pour atteindre l’excellence en matière de leadership.
- Mettez en place des boucles de feedback régulières et encouragez les autres leaders à donner fréquemment du feedback direct à leurs équipes. Sollicitez souvent les commentaires des subordonnés directs des autres leaders.
- Rappelez aux gestionnaires qu’obtenir du feedback cohérent de leur équipe renforcera leurs compétences en leadership. (De plus, à mesure que tout le monde s’habitue à donner et à recevoir du feedback, l’expérience deviendra plus facile et plus naturelle!) Ils feront preuve d’une véritable force en tant que leaders en accueillant favorablement l’occasion de s’améliorer.
- Encouragez les leaders à être transparents sur la façon dont le feedback qu’ils ont reçu leur a été bénéfique. Par exemple, lors des réunions d’équipe, un gestionnaire pourrait remercier un employé en particulier pour le feedback donné pendant la semaine, en décrivant l’amélioration que cela a favorisée (ou la façon dont il continue de l’utiliser). Les autres employés sauront alors que leur feedback sera valorisé et bien accueilli.
Utiliser le logiciel de gestion de la performance Primalogik pour bâtir une culture du feedback
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