85 questions pour des rencontres individuelles efficaces

Les rencontres individuelles sont une composante essentielle de la gestion du rendement. Les organiser régulièrement — idéalement, une fois par semaine, ou au moins toutes les deux semaines — est essentiel pour aider les employés à mettre à profit leurs forces.

Selon Gallup, 80 % des employés ayant reçu des commentaires significatifs au cours de la dernière semaine sont pleinement engagés au travail. Des suivis réguliers jouent également un rôle essentiel dans l’établissement de la confiance entre les gestionnaires et les employés. Dans ses recherches, Google a constaté que les gestionnaires les mieux évalués sont plus susceptibles de tenir des rencontres individuelles fréquentes avec leurs subordonnés directs. Ces conversations leur donnent l’occasion de bâtir des relations, de répondre aux préoccupations des employés et d’en apprendre davantage sur leurs aspirations, surtout lorsqu’ils structurent bien ces rencontres. « Des rencontres individuelles constamment excellentes sont le secret pour améliorer la performance de l’équipe, le moral et la culture d’entreprise », écrit Yolanda Lau sur Forbes.

Avoir une liste solide de questions pour vos suivis vous aidera à mener des conversations productives avec vos subordonnés directs. Vous pourrez choisir les questions de vos rencontres individuelles en fonction des besoins actuels. Dans cet article, nous verrons comment structurer vos conversations individuelles régulières. Ensuite, nous partagerons une liste de questions que les gestionnaires et les employés peuvent utiliser pour des dialogues productifs.

Table des matières

1. Structure des rencontres individuelles 
2. 45 questions de rencontre individuelle à poser par les gestionnaires aux employés
3. 40 questions de rencontre individuelle à poser par les employés aux gestionnaires
4. Conseils pour des dialogues productifs lors des rencontres individuelles 
5. Prochaines étapes après la rencontre individuelle 
6. Le logiciel d’évaluation du rendement des employés de Primalogik peut vous aider!

Structure des rencontres individuelles

Vous n’avez pas besoin de passer beaucoup de temps à planifier chaque rencontre individuelle — en fait, vous ne devriez pas. En utilisant un bon modèle pour ces réunions, vous aurez une conversation précieuse à chaque fois. Il s’agit simplement de mettre en place une stratégie de rencontre individuelle simple et efficace.

Pour commencer, établissez un calendrier de rencontres cohérent. Fixez une heure hebdomadaire régulière pour vos entretiens individuels et ajoutez-la à votre agenda comme événement récurrent. Prévoyez des blocs de 30 minutes; cela vous donnera amplement le temps d’avoir une conversation approfondie sans que cela ne s’éternise.

Ensuite, créez un document partagé qui servira à établir l’ordre du jour. Encouragez vos employés à participer à la préparation de l’ordre du jour avant la rencontre, en soulevant les points qu’ils jugent les plus urgents. Ce moment leur appartient – ils devraient pouvoir guider la discussion avec autonomie.

Utilisez un document modèle qui contient des sujets potentiels et des questions pour les rencontres individuelles destinées aux gestionnaires et aux employés. Avant chaque rencontre, parcourez ce document et sélectionnez les questions les plus pertinentes. Débutez toujours par une question générale sur la façon dont l’employé se sent afin d’orienter la discussion.

45 questions de rencontre individuelle à poser par les gestionnaires aux employés

Voici d’excellentes questions pour les rencontres individuelles destinées aux gestionnaires, regroupées par thèmes.

Communication :

1. Comment évaluez-vous l’efficacité de la communication entre vous et les membres de votre équipe?
2. Comment pourrais-je mieux communiquer avec vous et l’équipe?
3. En termes de collaboration, qu’est-ce qui fonctionne bien? Qu’est-ce qui ne fonctionne pas?
4. De quels types de rétroaction avez-vous tiré profit? Où auriez-vous eu besoin de plus?
5. Qu’est-ce qui pourrait améliorer le déroulement des réunions d’équipe?

Motivation et objectifs :

6. Comment vous êtes-vous senti au cours de la dernière semaine?
7. Quelles sont vos priorités pour la semaine à venir?
8. Avez-vous une bonne idée de la façon dont vos efforts ont soutenu la mission de l’entreprise? Veuillez décrire.
9. Dans quelle mesure trouvez-vous votre travail quotidien significatif?
10. Qu’est-ce que vous trouvez le plus stimulant ou le plus agréable?
11. À quelle fréquence avez-vous pu accomplir ces tâches significatives au cours de la dernière semaine?

Productivité :

12. Dans quelle mesure avez-vous été productif au cours de la dernière semaine?
13. Qu’est-ce qui a freiné votre productivité (le cas échéant)?
14. Si vous avez été plus productif que d’habitude, qu’est-ce qui a rendu cela possible?
15. Comment pourriez-vous améliorer votre productivité la semaine prochaine?
16. Vous sentez-vous surchargé de travail ou trop stressé? Quels changements pourraient aider?
17. Quels problèmes de gestion du temps rencontrez-vous?

Autonomie :

18. Êtes-vous en mesure de décider de la façon dont vous faites votre travail?
19. Avez-vous suffisamment d’autonomie créative?
20. Avez-vous l’autorité décisionnelle nécessaire pour effectuer votre travail efficacement?
21. Avez-vous besoin de conseils pour prendre de telles décisions?
22. Avez-vous besoin de connexions, de relations ou d’autorisations supplémentaires pour travailler plus efficacement?

Croissance :

23. Qu’avez-vous appris cette semaine?
24. Sur quoi aimeriez-vous en savoir plus?
25. Qu’est-ce qui vous intéresse le plus d’apprendre?
26. Quelles compétences avez-vous cherché à maîtriser cette semaine?
27. Pour quels types de projets ambitieux êtes-vous prêt?
28. Quelles expériences d’apprentissage avez-vous trouvées les plus bénéfiques?
29. À quelles opportunités d’apprentissage souhaiteriez-vous avoir accès?

Réalisations : 

30. Quelles réalisations de la semaine dernière vous rendent le plus fier?
31. Avez-vous eu de petites victoires cette semaine? Veuillez décrire.
32. Avez-vous progressé vers des objectifs importants?
33. Avez-vous connu des percées?
34. Si oui, qu’est-ce qui a mené à ces succès?
35. Quels obstacles avez-vous dû surmonter et comment y êtes-vous parvenu?

Ambitions :

36. Est-ce que votre travail quotidien est lié à vos objectifs de carrière?
37. Où vous voyez-vous dans quelques années? (Il n’y a pas de mauvaise réponse!)
38. Voyez-vous un chemin clair vers la prochaine étape de votre carrière? Quelles sont les prochaines étapes?
39. Quels obstacles se dressent sur votre chemin?
40. Comment pouvez-vous surmonter ces obstacles, et comment puis-je vous aider?

Soutien nécessaire :

41. Comment puis-je mieux soutenir vos efforts?
42. De quelles ressources pourriez-vous bénéficier?
43. Qu’est-ce qui améliorerait le plus votre expérience en tant qu’employé?
44. D’autres changements pourraient-ils améliorer votre travail — par exemple, des changements à l’environnement ou au style de collaboration?
45. Comment est votre équilibre travail/vie personnelle, et comment pouvons-nous le renforcer, si nécessaire?

40 questions de rencontre individuelle à poser par les employés aux gestionnaires

À leur tour, ces questions de rencontre individuelle pour les employés enrichiront la discussion.

Communication:

46. Est-ce que je communique efficacement avec vous?
47. Comment pourrais-je améliorer ma façon de communiquer ou de collaborer avec mes collègues?
48. Comment puis-je participer plus efficacement aux réunions d’équipe?
49. Comment pourrais-je améliorer ma façon de communiquer avec les clients?
50. Quelles normes de communication pourrions-nous adopter, en tant que groupe?

Motivation et objectifs :

51. Comment mon travail soutient-il la mission de l’entreprise?
52. Comment puis-je puiser un plus grand sens à mon travail quotidien?
53. Comment pourrais-je promouvoir plus fortement la mission et la vision de l’entreprise?
54. De quoi l’équipe a-t-elle le plus besoin de ma part en ce moment?
55. Qu’est-ce qui vous apporte plus d’énergie et d’enthousiasme dans votre propre travail?
56.  Comment puis-je commencer à faire plus de projets ou de tâches que je trouve significatives?

Productivité :

57. Comment percevez-vous ma productivité au cours de la dernière semaine?
58. À quoi ressemblerait le fait de dépasser les attentes?
59. Est-ce que je me concentre sur les priorités les plus cruciales?
60. Si non, sur quoi devrais-je me concentrer davantage?
61. Comment puis-je surmonter l’obstacle X à mon efficacité?
62. Quels conseils de gestion du temps pensez-vous que je gagnerais à utiliser?

Autonomie :

63. Pourrais-je avoir plus d’autonomie décisionnelle pour ma partie du projet X afin de simplifier le flux de travail?
64. J’ai des idées sur la façon d’améliorer mon processus de travail. Qu’en pensez-vous?
65. J’aimerais avoir plus d’autonomie sur ma façon de travailler. Est-ce possible?
66. Pour exceller dans ce rôle, je dois établir des relations avec X et Y. Pourriez-vous nous présenter?
67. Puis-je avoir accès aux systèmes nécessaires qui amélioreront mon efficacité et mon autonomie?

Croissance :

68. Quels types de projets ambitieux pensez-vous que je suis prêt à entreprendre?
69. Quelles sont les étapes les plus importantes que je peux suivre pour développer mes capacités?
70. Quelles forces clés devrais-je m’efforcer d’améliorer?
71. Quelles sont les principales faiblesses que je dois surmonter?
72. L’entreprise envisagerait-elle de fournir l’opportunité de formation X pour soutenir mes efforts?
73. Quelles formations en leadership pourrais-je suivre?

Réalisations :

74. Que considérez-vous comme ma réalisation la plus importante cette semaine?
75. Pensez-vous que j’atteins mes ICP (indicateurs clés de performance) (ou que je suis en bonne voie de le faire)?
76. Quel devrait être mon objectif numéro un pour la semaine à venir?
77. Quels ICP devrions-nous établir pour cet objectif afin de définir le succès?
78. Puis-je avoir accès à l’opportunité de formation X pour soutenir ces objectifs?
79. Pourriez-vous me mettre en contact avec les ressources XYZ?

Ambitions :

80. Quels futurs avancements de carrière tireront parti de mes forces et me permettront de faire un travail que je trouve significatif?
81. Pour atteindre mes objectifs de carrière XYZ, quelles prochaines étapes devrais-je entreprendre?
82. Pourrais-je bénéficier d’opportunités de mentorat supplémentaires?
83. Quelles études ou diplômes ai-je besoin?
84. L’entreprise m’aidera-t-elle à les obtenir?
85. Puis-je assumer des responsabilités qui m’aideront à me préparer à ces prochaines étapes?

Conseils pour des dialogues productifs lors des rencontres individuelles

Nous recommandons l’utilisation d’un outil qui peut vous aider à créer des ordres du jour, à choisir parmi un éventail de questions pour vos rencontres individuelles et à consigner les notes de chaque discussion dans un emplacement centralisé. N’oubliez pas qu’il est très important de documenter ces rencontres.

Un bon logiciel d’évaluation du rendement des employés peut faciliter les suivis rapides et conserver un historique de ces conversations. Le suivi de ces discussions et de leurs résultats vous aidera à planifier des rencontres individuelles efficaces chaque semaine. De plus, cela vous sera utile lors des évaluations des employés et des auto-évaluations.

Vous pouvez aussi vous référer aux commentaires que vous avez partagés au cours de la dernière semaine via un outil de rétroaction des employés. Pouvez-vous repérer des tendances, ou avez-vous des réflexions supplémentaires à partager? Un logiciel de gestion de performance peut vous aider à suivre les progrès grâce à des indicateurs clés de performance (KPI) mesurables.

Ensuite, pour rendre les rencontres individuelles plus significatives, concentrez les conversations sur ces points clés :

• Exprimer votre appréciation pour leurs efforts spécifiques.
• Clarifier les attentes concernant leur rôle.
• Faire le point sur les collaborations et partager des conseils.
• Mettre en valeur leurs forces particulières.

Prévoyez également du temps pour discuter du moral et de la motivation. Au moins une fois par mois, abordez les objectifs et les aspirations à long terme.

Posez vos questions les plus importantes dès le début de la rencontre. Parfois, une seule question pertinente peut à elle seule déclencher une discussion de vingt minutes.

Si vos rencontres individuelles vous semblent souvent trop longues ou trop précipitées, il est utile d’examiner de plus près leur structure. Les réunions qui s’éternisent sans but ou qui sont trop rapides peuvent entraîner de la frustration et des occasions manquées. Vous essayerez peut-être d’y inclure trop de sujets — ou de ne pas aborder suffisamment de sujets significatifs.

Prochaines étapes après la rencontre individuelle

Directement après chaque rencontre individuelle, notez les points clés sous forme de liste à puces. Partagez-les avec l’employé et conservez-les pour votre référence.

Au cours de la semaine à venir, revenez sur ces points. Faites le suivi avec les employés concernant les défis discutés, les opportunités d’apprentissage qu’ils prévoient de saisir et les progrès sur les projets. Utilisez des outils de feedback continu pour partager des observations et des encouragements concis. Offrez également des commentaires plus détaillés par téléphone, appel vidéo ou en personne, si nécessaire. Cela pourrait être particulièrement important lors des évaluations de probation ou des évaluations d’employés à distance.

En menant des rencontres individuelles réfléchies avec des questions de suivi pertinentes, vous comprendrez mieux comment soutenir chaque employé. De plus, vos subordonnés directs auront une meilleure compréhension de leur rôle et de la manière de l’accomplir. L’engagement et la satisfaction au travail augmenteront de manière exponentielle à mesure que vous bâtirez des relations solides grâce à des rencontres individuelles productives.

Le logiciel d’évaluation du rendement des employés de Primalogik peut vous aider!

Pour des rencontres individuelles efficaces entre employés et gestionnaires, disposer des bons outils peut faire toute la différence. Le logiciel d’évaluation de performance des employés de Primalogik offre une variété de fonctionnalités, vous donnant la flexibilité de personnaliser la plateforme selon vos besoins spécifiques en matière de RH. Vous pouvez même lier le suivi des objectifs des employés au module d’évaluations, pour une gestion des objectifs fiable et simplifiée.

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